Privacybeleid.

Opmerking — Deze Nederlandstalige versie is een vertaling die voor het gemak wordt aangeboden. In geval van een tegenstrijdigheid tussen deze versie en de Franse versie heeft de Franse versie voorrang.

Voorwerp van dit privacybeleid

De bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de beveiliging van persoonsgegevens zijn belangrijk voor LexBoard.

Dit privacybeleid (het "Beleid") beschrijft hoe en voor welke doeleinden LexBoard persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in het kader van haar activiteiten, met name in het kader van haar juridische dienstverlening en haar relaties met cliënten, prospecten, leveranciers, kandidaten, bezoekers van haar website en andere derden.

In dit Beleid betekent de term "persoonsgegevens" elke informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De term "betrokkene" betekent elke natuurlijke persoon wiens persoonsgegevens door LexBoard worden verwerkt.

Het is duidelijk dat u, als cliënt of potentiële cliënt, kandidaat voor een functie of samenwerking, leverancier, bezoeker van de website www.lexboard.be (de "Website") of een andere derde, zelf een betrokkene kunt zijn.

Wanneer LexBoard persoonsgegevens verwerkt, ongeacht of deze rechtstreeks van de betrokkene afkomstig zijn of langs andere weg werden verzameld, gebeurt deze verwerking in overeenstemming met dit Beleid en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").

Voor de toepassing van de wetgeving en regelgeving inzake gegevensbescherming is de verwerkingsverantwoordelijke:

In dit Beleid verwijzen de termen "LexBoard", "wij", "onze" of "ons" naar de verwerkingsverantwoordelijke. De termen "u" of "uw" verwijzen naar de betrokkenen.

Dit Beleid vormt geen overeenkomst tussen u en ons, maar een verbintenis met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten als betrokkene.

I. Gedifferentieerde verwerking van gegevens per categorie van betrokkenen

Afhankelijk van de categorie van betrokkenen waartoe u behoort, kan LexBoard de volgende categorieën van gegevens over u verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: voornaam, naam, geboortedatum, vennootschap, functie, beroep, contactgegevens, adres, e-mailadres, telefoonnummer, kopie van de identiteitskaart of het paspoort indien nodig;
• Administratieve en financiële gegevens: facturatiegegevens, btw-nummer, ondernemingsnummer, bankgegevens, betaalgegevens, vergoedingen of andere gegevens die nodig zijn voor het administratieve, boekhoudkundige of contractuele beheer;
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: gegevens met name betreffende politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een natuurlijke persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens over het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon, uitsluitend bij wijze van uitzondering en voor zover noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, voor de naleving van wettelijke of deontologische verplichtingen of voor het verstrekken van juridisch advies;
• Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, voor de naleving van wettelijke of deontologische verplichtingen of voor het verstrekken van juridisch advies;
• Cookie- en surfgegevens: informatie verzameld tijdens het bezoek aan de Website, conform ons Cookiebeleid;
• Sollicitatiegegevens: curriculum vitae, motivatiebrief, academisch en professioneel parcours, diploma's, puntenlijsten, gesproken talen, juridisch statuut, gewenste praktijkdomeinen, resultaten van eventuele tests of gesprekken, salarisverwachtingen en alle andere gegevens die in het kader van een sollicitatie worden meegedeeld;
• Andere relevante gegevens: alle informatie die nodig is voor het verlenen van onze juridische diensten, het beheer van onze dossiers, het beheer van onze contractuele of precontractuele relaties, en de naleving van onze wettelijke, regelgevende of deontologische verplichtingen.

In het kader van uw interacties met LexBoard kunt u tot één of meerdere van de hieronder beschreven categorieën van betrokkenen behoren.

1. U bent een potentiële cliënt, een cliënt van LexBoard of u werkt voor een van haar cliënten

Indien u een potentiële cliënt of cliënt van LexBoard bent, kunnen wij gegevens over u verzamelen en verwerken, alsook gegevens over uw werknemers, bedrijfsleiders, lasthebbers, vertegenwoordigers, uiteindelijke begunstigden, bestuurders, vennoten, aandeelhouders of andere personen die met uw organisatie verbonden zijn.

Wij verzamelen en verwerken doorgaans de informatie die u ons verstrekt vóór u beslist een beroep te doen op onze diensten, tijdens de duur van onze relatie met u of in het kader van het beheer van onze verplichtingen na deze relatie.

Wij kunnen ook informatie verzamelen en verwerken over de werknemers, bedrijfsleiders, lasthebbers of vertegenwoordigers van uw organisatie die u ons meedeelt. In dat geval moet u hen, voor zover nodig, een kopie van dit Beleid bezorgen of aangeven waar het kan worden geraadpleegd.

In voorkomend geval kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken uit publieke bronnen, zoals openbare registers, officiële publicaties, institutionele websites, juridische databanken, persberichten, het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen of andere openbaar toegankelijke bronnen.

1.1. Dossierbeheer en verlening van juridische diensten

LexBoard verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens hoofdzakelijk met het oog op het beheer van de aan haar toevertrouwde dossiers en het verlenen van juridische diensten.

Voor deze doeleinden kunnen de gegevens worden bewaard tijdens de gehele duur van onze relatie met u en tot 10 jaar na het einde ervan, of voor elke andere duur die noodzakelijk is voor de naleving van onze wettelijke, regelgevende, boekhoudkundige, fiscale of deontologische verplichtingen, of voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

De hierboven vermelde gegevens kunnen, indien nodig, worden doorgegeven aan derden buiten LexBoard, zoals tegenpartijen, uw medecontractanten, advocaten, raadgevers, rechters, griffiers, arbiters, bemiddelaars, experten, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen, bedrijfsrevisoren, administratieve of fiscale autoriteiten, regelgevende autoriteiten, dienstverleners en elke andere persoon die bij het dossier betrokken is of kan bijdragen tot het goede beheer ervan.

De personen aan wie wij uw gegevens kunnen doorgeven, hangen voornamelijk af van het type dossier in kwestie.

Indien u betrokken bent in een gerechtelijke, administratieve, fiscale, regelgevende, arbitrage- of transactionele procedure, of in de daarmee verband houdende onderhandelingen, kunnen al uw gegevens of een deel ervan worden meegedeeld aan personen die in welke hoedanigheid dan ook deelnemen aan deze procedures of onderhandelingen, met name tegenpartijen en hun raadgevers, rechters, arbiters, bemiddelaars, experten, griffiers, gerechtsdeurwaarders of bevoegde autoriteiten.

Indien u juridisch advies hebt gevraagd, kunnen al uw gegevens of een deel ervan worden doorgegeven aan bepaalde personen die ons kunnen bijstaan bij het verstrekken van dit advies, met name andere advocaten, specialisten, experten, administratieve autoriteiten of regelgevers.

Indien u betrokken bent in een financiële, vermogensrechtelijke, vastgoed- of vennootschapsrechtelijke verrichting of transactie, zoals een vennootschapsoprichting, herstructurering, overdracht van aandelen, overname, overdracht van activa, vastgoedverrichting, financieringsverrichting of vermogensoverdracht, kunnen al uw gegevens of een deel ervan dat nodig is voor deze verrichting of transactie worden doorgegeven aan de betrokken partijen en, in voorkomend geval, aan de bevoegde autoriteiten.

Wij kunnen al uw gegevens of een deel ervan ook doorgeven aan elke bevoegde autoriteit of rechtbank, op verzoek of indien dit vereist is op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens delen met externe dienstverleners, zoals IT-leveranciers, hostingdiensten, communicatiediensten, facturatie-, betaal-, boekhoud-, archiverings-, verzekerings-, secretariaats- of administratiediensten.

Aangezien uw gegevens verbonden zijn met onze activiteit, kunnen ze ook worden overgedragen aan een andere advocaat of een ander advocatenkantoor in geval van overdracht, herstructurering, fusie, splitsing, verandering van advocaat, professionele opvolging of elke andere vorm van reorganisatie, met inachtneming van de AVG, de toepasselijke vertrouwelijkheidsregels en deontologische regels.

Behoudens de hierboven beschreven situaties en in het kader van het dossierbeheer delen wij uw gegevens niet met derden die ze voor eigen doeleinden zouden kunnen gebruiken.

1.2. Commerciële communicatie, juridisch nieuws en uitnodigingen

Indien wij een gevestigde commerciële relatie hebben met u of uw organisatie, kunnen wij ook bepaalde van uw gegevens verwerken voor professionele communicatiedoeleinden.

Dit gebruik is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de zichtbaarheid van ons kantoor te vergroten, een professionele relatie met onze contacten te onderhouden en onze activiteiten te ontwikkelen. Wij houden rekening met uw belangen door u uitsluitend inhoud te sturen die wellicht uw interesse wekt — gelet op uw activiteit, uw functie of onze relatie met u —, door u toe te laten u eenvoudig en op elk moment uit te schrijven of u tegen deze communicatie te verzetten, en door de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven.

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt zolang u zich niet uitschrijft of zich niet verzet tegen de communicatie die wij u sturen, of gedurende 3 jaar vanaf het meest recente relevante contact.

Uw gegevens worden nooit overgedragen aan commerciële partners voor marketingcommunicatie.

1.3. Naleving van wettelijke, regelgevende en deontologische verplichtingen

LexBoard kan uw persoonsgegevens verwerken om activiteiten en programma's uit te voeren die haar wettelijke, regelgevende of deontologische verplichtingen moeten nakomen, en om elk verzoek van een bevoegde autoriteit te beantwoorden.

1.3.1. Verplichtingen inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard gedurende een maximale duur van 10 jaar na het einde van de contractuele relatie, of voor elke andere duur opgelegd door de toepasselijke wetgeving.

De hierboven vermelde gegevens kunnen worden doorgegeven, indien vereist of toegestaan, aan de balie-autoriteiten, aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking, aan overheden of aan elke andere bevoegde autoriteit.

1.3.2. Deontologische verplichtingen

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard gedurende 10 jaar na het einde van uw contractuele relatie met ons, of voor elke andere duur vereist door de toepasselijke beroepsregels.

De hierboven vermelde gegevens worden uitsluitend gedeeld met personen die er binnen LexBoard toegang toe moeten hebben of, indien nodig, met de balie-autoriteiten of bevoegde autoriteiten.

1.3.3. Derdenrekeningen

Voor dit doel worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig is om aan de betrokken verplichting te voldoen.

De hierboven vermelde gegevens worden uitsluitend gedeeld met de bevoegde balie-autoriteiten en, in voorkomend geval, met de bevoegde overheden.

1.3.4. Boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen

Voor dit doel worden de gegevens bewaard zolang nodig om de toepasselijke boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen na te komen, en minstens gedurende de toepasselijke wettelijke termijnen.

De hierboven vermelde gegevens kunnen worden gedeeld met boekhouders, bedrijfsrevisoren, commissarissen, administratieve dienstverleners, onderaannemers, overheden, fiscale administraties, bevoegde autoriteiten en IT-dienstverleners.

1.4. Intern kantoorbeheer

LexBoard kan uw persoonsgegevens verwerken voor haar eigen interne beheer.

1.4.1. Kennisbeheer

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard zolang het betrokken document juridisch, professioneel of historisch relevant blijft, behoudens de toepasselijke regels inzake vertrouwelijkheid, beroepsgeheim en bewaring.

De hierboven vermelde gegevens worden uitsluitend gedeeld met gemachtigde advocaten, medewerkers en personeelsleden van LexBoard.

1.4.2. Pitches, voorstellen en aanbestedingen

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard zolang het betrokken document relevant blijft of gedurende 10 jaar.

De hierboven vermelde gegevens kunnen worden gedeeld met prospecten, potentiële cliënten, aanbestedende overheden, aanbestedingsplatformen of andere relevante ontvangers, die zich in voorkomend geval buiten de Europese Economische Ruimte kunnen bevinden indien de aanvraag van buiten de EER komt.

1.4.3. Rangschikkingen, beroepsregisters en institutionele communicatie

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard zolang nodig in functie van het beoogde doel of gedurende 10 jaar.

De hierboven vermelde gegevens kunnen worden gedeeld met operatoren van rangschikkingen, uitgevers van beroepsregisters, organisatoren van evenementen, institutionele partners of dienstverleners die bij deze activiteiten betrokken zijn.

1.4.4. Contactenlijst

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard en verwerkt gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie of het meest recente relevante contact, of zolang een geschil, procedure, wettelijke verplichting of relevant gerechtvaardigd belang voortduurt.

De hierboven vermelde gegevens worden niet gedeeld met personen buiten LexBoard, behalve voor zover dat noodzakelijk is voor het technische of administratieve beheer van onze contacttools.

2. U hebt gesolliciteerd voor een functie, stage of samenwerking bij LexBoard

Indien u solliciteert voor een functie, een stage of een samenwerking bij LexBoard, verzamelen en verwerken wij de wervingsinformatie die u ons hebt bezorgd in uw curriculum vitae, motivatiebrief, contacten met ons, sollicitatiegesprekken, eventuele tests of elk ander sollicitatiedocument.

In voorkomend geval kunnen wij ook informatie verzamelen en verwerken uit publieke bronnen, zoals het internet, professionele netwerken of openbaar toegankelijke publicaties, binnen de grenzen die door de toepasselijke wetgeving zijn toegestaan.

LexBoard zal uw persoonsgegevens bewaren gedurende de tijd die nodig is om uw sollicitatie te behandelen en, in geval van weigering, gedurende een maximale duur van 2 jaar na ons laatste contact, tenzij u toestemt met een langere bewaartermijn zodat wij u later kunnen contacteren.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken of zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dat geval kunnen wij u niet meer contacteren over nieuwe opportuniteiten bij LexBoard.

Uw gegevens worden uitsluitend binnen LexBoard gedeeld, met de advocaten, medewerkers en personeelsleden die belast zijn met de werving of beoordeling van uw sollicitatie, en met eventuele technische dienstverleners die betrokken zijn bij het beheer van sollicitaties.

3. U bezoekt onze Website

Indien u onze Website bezoekt, kunnen wij automatisch bepaalde informatie verzamelen over uw gebruik ervan, met name via de technologieën beschreven in ons Cookiebeleid.

Tijdens uw bezoek aan de Website kunt u ervoor kiezen ons te contacteren via e-mail, contactformulier, telefoon of een ander beschikbaar middel. In dat geval kunnen wij de informatie die u ons meedeelt verzamelen en verwerken.

LexBoard zal uw persoonsgegevens bewaren gedurende een maximale duur van 1 jaar na uw contactname, of voor een langere periode indien een contractuele relatie met u tot stand komt, indien een wettelijke verplichting dit vereist of indien de bewaring noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Wij geven uw gegevens niet door aan derden, behalve aan IT-, hosting-, communicatie- of websitebeheerdienstverleners, voor zover dit noodzakelijk is.

4. U bent een potentiële leverancier, een leverancier van LexBoard of u werkt voor een van haar leveranciers

Indien u een potentiële leverancier of een leverancier van LexBoard bent, of voor een van hen werkt, kunnen wij bepaalde informatie over u verzamelen.

Wij verwerken de informatie die u ons verstrekt tijdens de prospectie, onderhandeling, sluiting of uitvoering van een overeenkomst, alsook informatie die wij vinden in publieke bronnen in het kader van het zoeken of beoordelen van leveranciers.

Wij kunnen ook informatie verzamelen en verwerken over de werknemers, vertegenwoordigers of contactpersonen van uw organisatie die u ons meedeelt. In dat geval moet u hen, voor zover nodig, een kopie van dit Beleid bezorgen of aangeven waar het kan worden geraadpleegd.

4.1. Prospectie van potentiële leveranciers

LexBoard zal uw gegevens bewaren gedurende 3 jaar na het meest recente relevante contact.

De gegevens worden intern bij LexBoard gebruikt. Wij geven ze niet door, behalve aan onze IT-dienstverleners of in geval van herstructurering, fusie, splitsing, overname, overdracht of verandering van de gehele of gedeeltelijke activiteit van het kantoor.

4.2. Beheer van bestaande leveranciers

LexBoard zal uw gegevens bewaren gedurende 7 jaar na het einde van de contractuele relatie, of voor elke andere duur die noodzakelijk is voor de naleving van haar wettelijke, boekhoudkundige, fiscale verplichtingen of de verdediging van haar rechten.

De gegevens worden intern bij LexBoard gebruikt. Wij geven ze niet door, behalve aan onze IT-dienstverleners of andere leveranciers wanneer dit nodig is, zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, auditoren, boekhouders, sociaal secretariaten, overheden of bevoegde administraties, of in geval van herstructurering van het kantoor.

4.3. Naleving van boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen

Voor dit doel worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig in functie van de toepasselijke verplichtingen en het goede beheer van LexBoard.

De hierboven vermelde gegevens kunnen worden gedeeld met boekhouders, bedrijfsrevisoren, commissarissen, onderaannemers, overheden, fiscale administraties, IT-dienstverleners of andere ontvangers vereist door de wet of nodig voor het administratieve beheer.

4.4. Contactenlijst leveranciers

Voor dit doel worden de gegevens bewaard zolang u zich daar niet tegen verzet, of gedurende 3 jaar na het meest recente relevante contact.

De hierboven vermelde gegevens worden niet gedeeld met personen buiten LexBoard, behalve voor zover dat noodzakelijk is voor het technische of administratieve beheer van onze contacttools.

5. U hebt vrijwillig uw persoonsgegevens aan LexBoard verstrekt

Indien u uw persoonsgegevens vrijwillig aan LexBoard verstrekt — bijvoorbeeld door het overhandigen van uw visitekaartje, het sturen van een e-mail, het inschrijven op een publicatie, het deelnemen aan een evenement, het promoten van uw diensten bij LexBoard of een van haar advocaten of medewerkers, of op enige andere wijze of om enige andere reden — kan LexBoard de aldus verstrekte gegevens verzamelen.

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende 3 jaar na het meest recente relevante contact.

Wij verwerken en gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor u ze ons hebt verstrekt of voor verenigbare doeleinden, en wij delen deze gegevens enkel voor zover noodzakelijk voor die doeleinden.

In voorkomend geval, en indien dit relevant is in de context waarin u uw gegevens aan ons hebt overgedragen, kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan cliënten, partners of contacten die mogelijk geïnteresseerd zijn in uw diensten, mits naleving van de toepasselijke regels.

6. LexBoard heeft persoonsgegevens over u ontvangen van een derde

Naargelang het geval, en indien dit noodzakelijk is voor het goede beheer van een dossier, kan LexBoard van derden persoonsgegevens ontvangen die met name betrekking hebben op de tegenpartijen van onze cliënten, hun medecontractanten, advocaten, raadgevers, lasthebbers, bedrijfsleiders, bestuurders, vennoten, aandeelhouders, uiteindelijke begunstigden, magistraten, griffiers, arbiters, bemiddelaars, experten, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen, bedrijfsrevisoren, overheden, administratieve of fiscale autoriteiten, en andere personen die betrokken zijn bij het dossier van onze cliënten.

6.1. Beheer van het dossier van de cliënt

Voor deze doeleinden kunnen de gegevens worden bewaard tijdens de gehele duur van de procedure, het dossier of de relatie met de cliënt, en tot 10 jaar na de afsluiting ervan, of voor elke andere duur die noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke, regelgevende of deontologische verplichting, of voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

De hierboven vermelde gegevens kunnen, indien nodig, worden doorgegeven aan derden buiten LexBoard, zoals de tegenpartijen van onze cliënt, hun medecontractanten, advocaten, rechters, griffiers, arbiters, bemiddelaars, experten, vertalers, gerechtsdeurwaarders, notarissen en andere personen die bij het dossier van de cliënt betrokken zijn, dienstverleners, auditoren, overheden en elke andere persoon die wij in het kader van het beheer van het dossier van de cliënt zouden contacteren.

6.2. Naleving van wettelijke of deontologische verplichtingen verbonden aan het dossier

Voor dit doel worden de gegevens niet langer bewaard dan nodig is om aan de betrokken verplichting te voldoen.

De hierboven vermelde gegevens worden uitsluitend gedeeld met de bevoegde balie-autoriteiten en, in voorkomend geval, met de bevoegde overheden.

6.3. Intern beheer

LexBoard kan bepaalde van derden ontvangen persoonsgegevens verwerken voor haar eigen interne beheer, met inachtneming van het beroepsgeheim, de toepasselijke vertrouwelijkheidsregels en deontologische verplichtingen.

6.3.1. Kennisbeheer

Voor dit doel kunnen de gegevens worden bewaard zolang het betrokken document juridisch, professioneel of historisch relevant blijft, behoudens de toepasselijke regels inzake vertrouwelijkheid, beroepsgeheim en bewaring.

De hierboven vermelde gegevens worden uitsluitend gedeeld met gemachtigde advocaten, medewerkers en personeelsleden van LexBoard.

6.3.2. Contactenlijst

Voor dit doel worden de gegevens bewaard zolang u zich daar niet tegen verzet, of gedurende 3 jaar na het meest recente relevante contact.

De hierboven vermelde gegevens worden niet gedeeld met personen buiten LexBoard, behalve voor zover dat noodzakelijk is voor het technische of administratieve beheer van onze contacttools.

6.4. Professionele communicatie

Indien wij een gevestigde commerciële of professionele relatie hebben met u of uw organisatie, kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken voor professionele communicatiedoeleinden.

Dit gebruik is gebaseerd op ons belang om de zichtbaarheid van ons kantoor te vergroten, een professionele relatie met onze contacten te onderhouden en onze activiteiten te ontwikkelen. Wij houden rekening met uw belangen door u uitsluitend inhoud te sturen die wellicht uw interesse wekt, door u toe te laten u eenvoudig en op elk moment uit te schrijven of u tegen deze communicatie te verzetten, en door de toepasselijke wet- en regelgeving na te leven.

Voor deze doeleinden kunnen uw persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt zolang u zich niet uitschrijft of zich niet verzet tegen de communicatie die wij u sturen, of gedurende 3 jaar vanaf het meest recente relevante contact.

Uw gegevens worden nooit overgedragen aan commerciële partners voor marketingcommunicatie.

II. Informatie over de hierboven beschreven verwerkingen

De hierboven vermelde gegevens kunnen door LexBoard ook worden gebruikt voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, het algemene beheer van het kantoor, het bijhouden van archieven, risicopreventie, IT-beveiliging, bedrijfscontinuïteit of de documentatie van onze wettelijke, regelgevende en deontologische verplichtingen.

Deze verwerkingen kunnen met name gebaseerd zijn op artikel 6, lid 1, onder f), AVG, wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van LexBoard of een derde, behalve wanneer de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene zwaarder doorwegen.

Wanneer uw gegevens worden verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, conform artikel 6, lid 1, onder a), AVG of, in voorkomend geval, artikel 9, lid 2, onder a), AVG, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. Deze intrekking doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking ervan.

Wanneer uw gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang, conform artikel 6, lid 1, onder f), AVG, kunt u zich tegen een dergelijke verwerking verzetten binnen de grenzen van artikel 21 AVG.

III. Aan wie geven wij uw gegevens door?

Binnen LexBoard is de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot de gemachtigde advocaten, medewerkers, werknemers en dienstverleners, op basis van het need-to-know-principe of wanneer de wet, een deontologische verplichting of het goede beheer van het dossier dit vereist.

Voor de hierboven opgesomde doeleinden, of overeenkomstig de wettelijke vereisten, kan LexBoard uw persoonsgegevens doorgeven aan ontvangers binnen en/of buiten de Europese Economische Ruimte, met name:

• advocaten, raadgevers, experten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, bedrijfsrevisoren, bemiddelaars, arbiters, vertalers of andere professionele tussenpersonen, indien dit noodzakelijk is voor het goede beheer van uw dossier of het verlenen van onze diensten;
• tegenpartijen, medecontractanten, administratieve, fiscale, gerechtelijke of regelgevende autoriteiten, indien dit noodzakelijk of vereist is;
• externe dienstverleners, met name leveranciers van IT-infrastructuur, hostingdiensten, softwareleveranciers, e-maildiensten, boekhouders, banken, verzekeringsmaatschappijen, commissarissen, auditoren, sociaal secretariaten, wervingsdienstverleners, betaaldienstverleners, archiveringsdienstverleners en andere onderaannemers;
• balie-autoriteiten, balies, overheden, fiscale administraties of elke andere bevoegde autoriteit;
• elke andere ontvanger die noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Beleid beschreven doeleinden.

LexBoard zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, behalve indien het betrokken derde land het voorwerp uitmaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie overeenkomstig artikel 45 AVG, indien passende waarborgen zijn ingevoerd overeenkomstig artikel 46 AVG — zoals de standaardcontractbepalingen vastgesteld door de Europese Commissie —, of indien een uitzondering uit de AVG van toepassing is, met name wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, voor de tenuitvoerlegging van precontractuele maatregelen op uw verzoek, of voor de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens wordt gedelegeerd aan een derde die optreedt als verwerker, ziet LexBoard erop toe dat deze derde de passende technische en organisatorische maatregelen neemt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en deze gegevens enkel verwerkt op onze gedocumenteerde instructies, conform de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

LexBoard kan uw persoonsgegevens ook bekendmaken indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, beroeps- en deontologische regels, of om haar gerechtvaardigde belangen te beschermen.

Uw persoonsgegevens kunnen ook buiten LexBoard worden overgedragen, in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke vertrouwelijkheidsregels, in geval van reorganisatie, fusie, splitsing, overname, overdracht, overdracht van activiteit, professionele opvolging, verandering van advocaat of op uw verzoek als cliënt van LexBoard.

Behoudens deze situaties en die welke voor elk type verwerking zijn vermeld, delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. In het bijzonder geven wij uw persoonsgegevens nooit door aan commerciële partners voor marketingdoeleinden.

IV. Hoe lang verwerken wij uw persoonsgegevens?

LexBoard bewaart uw persoonsgegevens enkel zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, zoals hierboven gespecifieerd voor elk type verwerking, tenzij een wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of deontologische verplichting, of de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, een langere bewaring vereist.

De verschillende toepasselijke bewaartermijnen voor elke categorie van persoonsgegevens of voor elk verwerkingsdoeleinde worden in dit Beleid in detail toegelicht.

Wanneer meerdere bewaartermijnen op dezelfde gegevens van toepassing zijn, bewaart LexBoard deze gegevens gedurende de langste duur die nodig is in het licht van de betrokken doeleinden, met inachtneming van het beginsel van opslagbeperking.

V. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

LexBoard implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, onopzettelijk verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking, ongeoorloofde toegang of elke andere onwettige vorm van verwerking.

Deze maatregelen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, met name omvatten:

• maatregelen voor toegangscontrole;
• het gebruik van wachtwoorden, sterke authenticatie of toegangsbeheertools;
• firewalls, antivirussoftware en andere IT-beveiligingsmaatregelen;
• een beveiligde IT-infrastructuur;
• back-ups en continuïteitsmaatregelen;
• een beperking van de interne toegang tot bepaalde bestanden, documenten, tools of ruimtes;
• contractuele en organisatorische vertrouwelijkheidsmaatregelen;
• sensibilisering van advocaten, medewerkers, werknemers en dienstverleners die toegang hebben tot persoonsgegevens;
• het beroep doen op dienstverleners die voldoende waarborgen bieden inzake beveiliging en gegevensbescherming.

LexBoard doet er alles aan om ervoor te zorgen dat elke persoon met toegang tot uw persoonsgegevens de beveiligingsmaatregelen, vertrouwelijkheidsregels, het beroepsgeheim en de principes naleeft die door LexBoard of door de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming worden opgelegd.

VI. Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Binnen de grenzen van de artikelen 15 tot 22 AVG en de andere toepasselijke wet- en regelgeving beschikken betrokkenen met name over de volgende rechten met betrekking tot de door LexBoard verwerkte persoonsgegevens:

• recht op inzage: u kunt ons verzoeken om toegang tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren;
• recht op rectificatie: u kunt ons verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen;
• recht op gegevenswissing: u kunt ons verzoeken persoonsgegevens te wissen waarvoor er geen rechtsgrond meer bestaat voor de verwerking, behoudens de toepasselijke uitzonderingen;
• recht op beperking van de verwerking: u kunt ons in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• recht van bezwaar: u kunt zich verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• recht van bezwaar tegen direct marketing: u kunt zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor direct-marketingdoeleinden;
• recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele beslissing: u hebt het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering, gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft of u in aanmerkelijke mate treft;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u verzoeken om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, of om de overdracht ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te vragen.

De uitoefening van deze rechten kan in bepaalde gevallen worden beperkt, met name wanneer de wet, deontologische regels, het beroepsgeheim, de vertrouwelijkheid van de communicatie tussen advocaat en cliënt, de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen of de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering dit vereisen.

U kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via volgende gegevens:

Vragen, opmerkingen en klachten betreffende dit Beleid kunnen naar hetzelfde adres worden verzonden.

Indien u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw aanvraag hebben behandeld, hebt u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

U kunt eveneens het klachtenformulier gebruiken dat door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit ter beschikking wordt gesteld: online klachtenformulier.

VII. Wijzigingen aan dit Beleid

LexBoard behoudt zich het recht voor om dit Beleid op elk moment te wijzigen, aan te vullen of bij te werken, met name om rekening te houden met wettelijke, regelgevende, deontologische, technische of organisatorische wijzigingen.

Deze wijzigingen worden gecommuniceerd via de Website en/of via elk ander passend middel, gelet op hun aard. Tenzij anders aangegeven, treden de wijzigingen in werking op de datum van publicatie op de Website of op een andere aangegeven datum.

De meest recente versie van dit Beleid is beschikbaar op onze Website.

Laatste bijwerking: juli 2026